仕事の進め方

■　仕事の進め方


新人のうちや、部署が変わって慣れない仕事についたときは、その仕事を把握することで手一杯です。まずは、全体の流れを覚えることが大切なのですが、時間がかかります。これは、しかたのないことです。

その時間がどれくらいかかるかは、職種やそれまでの経験によるところが大きいです。社会経験がある転職者ならば、数ヶ月で理解できるでしょう。いっぽう、昨日まで学生をしていた新人さんなら、最低３年はくらいでしょう。

これだって、低く見積もった月日です。職人のような仕事なら、１０年経ったころから初めて仕事のなんたるかが分かるといいます。

全体像が見えるまでにすべきことは、とりあえず、仕事の進め方をマスターすること。どんな仕事であっても、基本的な一日の動きがあるはずです。そこから派生した業務をどうこなすか？　その日のうちに解決できなかったをこと、どう次の日に持ち込むか？　そこがポイントになります。

仕事には、チームで行うものと、自分１人で完結できるものとがあります。


■　１人作業とき

全ての工程を１人で裁ける仕事であれば、管理はシンプル。全体をフローチャート化して、期限を計算して、前倒しで進めていけばいいのです。おそらく新人のうちは、小さく完結できる作業をまかされるはずです。

このとき、役に立つのがメモノートをつけること。気が付いたこと、やるべきこと、疑問に感じたことを、書いていきます。疑問に関しては、なるべくその日のうちに解決して書き足していきます。どうやって調べたかも付け足すことが大切です。

ノートをつけるポイントは、誰かに説明するように書くこと。「誰か」というのは「自分自身」と決まってるんですが、それでも丁寧に書きます。なぜかといえば、後で読み返したときに、そのときの状況を覚えているとは限らないからです。箇条書きの言葉は、書いたときには役立ちますが、数ヶ月も過ぎてしまうと、なんのことだか分からなくなているものです。再度、同じことを調べる手間を減らす意味でも、ノートはしっかりつけます。

ＰＣのテキストや、スマホのメモアプリはダメです。ノートはできれば、２冊を用意。「疑問用」「業務進行用」を用意しておくのがいいでしょう。

その場で記入できればいいのですが、動き回る仕事の場合は難しいでしょう。そういうときは、帰宅後にまとめて書くか、スマホを使えるならば、音声メモを活用する方法もあります。いずれにしても、最終的には紙に書き込みます。


■　チーム作業のとき

基本的には、１人でやる場合と一緒です。
肌で流れを掴むことができるまでは、とにかくノートで進行具合をチェックします。

いま、自分は全体のどのポジションの仕事をしているのか。
あと何行程で終わるのか。誰の作業が遅れていて、誰が進んでいるのか。
どこをどうすれば、スムーズに進行するのか？
外注先があれば、その進行具合は？

どうしても遅れるようならば、破綻を避けるため、早めに手を打つことが要求されます。



どんな単調な仕事に見えても、ミスがおこる可能性は必ずあります。複雑は複雑なりの、単調は単調なりのミスが隠れているものです。「こんなものか」と軽くみないことが、円滑な流れをつかむ第一歩といえるでしょうね。

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